Käyttöönottokoordinaattori pitää langat käsissään
Asiasanat:Susanna Tiililä on HUSin ensimmäinen virallinen käyttöönottokoordinaattori. Ennen Siltasairaalaa hän on koordinoinut myös Kolmiosairaalan muuton ja Puistosairaalan käyttöönoton.
Susanna Tiililän rooli käyttöönottokoordinaattorina päättyi helmikuun lopussa. ”Toivon, että henkilöstömme kotiutuu Siltasairaalaan. Vaikka muutos onkin haikeaa, toivon, että kaunis ympäristö sekä hieno ja ainutlaatuinen uusi tekniikka auttavat siirtymässä.”
Kaunis ja tehokas. Näin käyttöönottokoordinaattori Susanna Tiililä kuvaa Siltasairaalaa.
”Käyttöönottokoordinaattorin tehtäviin kuuluu muun muassa käyttöönottoryhmän vetäjänä toimiminen, muuttosuunnitelman tekeminen, kulunvalvonta sekä koulutusten organisointi ja perehdyttäjien kerääminen. Siltasairaalan käyttöönotto toteutettiin HUSin Tilakeskuksen tekemän rakennushankkeiden käyttöönottovaiheiden oppaan mukaan”, Tiililä kertoo.
Käyttöönottoryhmään nimettiin jokaisesta muuttavasta yksiköstä mukaan edustus: osastonhoitaja, lääkäri ja hoitaja. Lisäksi ryhmässä oli mukana kymmeniä lisäosallistuja yksiköistä sekä laaja edustus kaikista HUSin tukipalveluista.
Käyttöönottoryhmän kokouksissa käytiin läpi ajankohtaisia asioita käyttöönottoon liittyen. Kokouksissa käsitellyt asiat Tiililä vei eteenpäin hankkeen johtoryhmään.
Muutto, joka ei näy ulospäin
Koko Töölön sairaala tyhjentyi kahdessa viikossa. Siltasairaalan muutto koostui 47 yksittäisestä ”muuttokeikasta”.
Potilaiden saapuessa kaiken tuli olla valmista. Muuttoon osallistuvan henkilöstön oli siis toimittava hyvässä yhteistyössä ja esimerkiksi Runkopalveluiden ylimääräinen apu oli korvaamatonta.
”Runkopalveluiden logistiikkapalvelut muun muassa perustivat ja varustivat täyttöpalveluvarastot, vaikka heidän tehtävänsä onkin yleensä vain tuotteiden toimittaminen. Runkopalveluiden laitoshuoltajat myös tilasivat ja veivät paikoilleen muun muassa 950 wc-harjaa, lähes 1 700 käsihuuhdepulloa ja yli 2 000 pesunestepulloa”, Tiililä luettelee.
Avaimet uuteen kotiin
Koulutuksien lisäksi henkilöstölle järjestettiin tutumiskierroksia, jotta käyttöönotto olisi heille mahdollisimman vaivatonta. Tarkoituksena oli, ettei ensimmäisinä päivinä rakennus olisi täysin tuntematon – ettei tarvitsisi miettiä, mistä ovesta astuu sisään töihin tullessaan.
”Noin 2 000 työntekijälle piti jakaa uudet kulkuluvat ja pukuhuoneisiin avaimet. Suunnittelimme HUS Kiinteistöjen Turvapalveluiden palveluesihenkilön kanssa hyvin tarkan aikataulutuksen, jotta muuttava henkilöstö pystyi hakemaan avaimensa käyttöönottokoulutuksien yhteydessä”, Tiililä muistelee.
Teksti: Vilhelmiina Wahlman
Kuva: Ville Männikkö
Husari 1/2023