Utvecklingen av ledarskapet medförde konkreta verktyg i chefernas vardag
Syftet med det ettåriga projektet var att ge konkret stöd till chefsarbetet vid HUS och möjliggöra ett gott ledarskap av jämn kvalitet. Enheterna som deltog i pilotprojektet var nöjda med de nya verktygen.
Projektets tyngdpunkt låg på att säkerställa förutsättningarna för närledning, eftersom det har stor inverkan på personalens arbetshälsa. Ledstjärnan var viljan att öka möjligheterna till interaktivt ledarskap och möten i vardagen.
En av de identifierade utmaningarna var omfattningen av chefernas arbetsbeskrivning och oklarheter i arbetsfördelningen. Detta leder till att arbetsmängden ökar och cheferna belastas. Då finns det inte tillräckligt med tid för att leda människorna.
Som hjälp utvecklades ett verktyg för chefens arbetsuppgifter, som gör det möjligt att förtydliga och prioritera arbetsuppgifterna. Nytt i verktyget är att arbetsuppgifterna är indelade i olika klasser enligt vem som bär huvudansvaret för att de utförs. Med hjälp av verktyget kan man beskriva nätverket för närledning och arbetsfördelningen mellan olika aktörer.
”De chefer som testat verktyget upplevde det som viktigt att stanna upp vid det egna arbetet och fundera över hur arbetstiden används. Särskilt viktigt var det att identifiera de personer som kan delta i och ta ansvar för att utföra olika uppgifter. På så sätt får chefen stöd i sitt arbete och arbetsbördan minskar", berättar projektchef Katja Koskinen.
Det rekommenderas att chefen ansvarar för högst 40 arbetstagare
Arbetstagarna är i huvudsak nöjda med närledningen vid HUS. Nöjdheten minskar dock när enhetsstorleken ökar. Fördelarna med stora enheter är att verksamheten är flexibel och arbetet blir mångsidigare. De största personalstyrkorna finns i enheter som erbjuder vård dygnet runt, såsom intensivvårdsavdelningar, akutmottagningar och förlossningsavdelningar.
"Som åtgärder för stora enheter rekommenderar vi att enheterna delas upp, att chefernas par- eller teamarbete eller att personalen som bistår chefsarbetet utökas. Sådana uppgifter är till exempel biträdande avdelningsskötare, sekreterare eller serviceplanerare", säger Koskinen.
Utifrån de observationer som gjorts inom projektet presenterades åtgärdsförslag för att säkerställa förutsättningarna för ledning och chefsarbete. Många av dem kan genomföras som en del av den normala verksamheten och utvecklingen.